Module Personnes / Organisations
À partir d'EMu 6.2, il est possible de définir des identités de genre.
Le champ Genre est une liste déroulante avec une Liste de consultation associée dans laquelle n'importe quel genre peut être spécifié.
Une Liste de consultation peut être spécifiée comme étant ReadOnly
(les utilisateurs peuvent uniquement sélectionner une valeur dans la liste) ou ReadWrite
(les utilisateurs peuvent ajouter de nouvelles valeurs à la liste), etc. Si une liste est définie sur ReadOnly
, les utilisateurs dûment autorisés peuvent spécifier les valeurs de genre dans le module Liste de consultation.
Voir Travailler avec des Listes de consultation pour plus de détails.
Le module Personnes / Organisation contient des informations au sujet des individus et des organisations ayant un rapport quel qu'il soit avec les activités du musée et ses collections. Les Personnes ou Organisations peuvent être des artistes, auteurs, fabricants, donateurs, collectionneurs, chercheurs, employés, conservateurs, transporteurs, organisateurs d'exposition, assureurs, institutions qui empruntent ou prêtent des objets, etc.
Les informations qui peuvent être enregistrées comprennent le nom, diverses adresses et numéros de téléphone, les adresses courriel et web, les informations biographiques et historiques. Le module Personnes / Organisation fournit une aide pour la synonymie des noms (c’est-à-dire une identité connue sous plusieurs noms) et est compatible avec la Getty Union List of Artists' Names.
Une Personne/Organisation peut être un individu, un groupe ou un département au sein d'une institution ; ou un individu, un groupe ou une organisation externe.
- La source ou le vendeur d'un objet
- L'organisateur d'un événement ou d'une exposition
- Le prêteur ou l'emprunteur d'un objet
- L'auteur, un collaborateur ou l'éditeur d'un objet
- Le propriétaire ou le créateur d'un objet
- Le photographe qui a produit une image
- L'artiste qui a créé une œuvre ou une illustration
- Le gestionnaire de droits d'auteur
- La personne qui a vérifié les détails taxonomiques d'un objet
- Le propriétaire d'un site
- Le destinataire d'un objet dans un événement de collecte
- Un participant à un événement de collecte
- La personne en charge du déplacement entrant ou sortant d'un objet
- La personne ayant sollicité, empaqueté, transporté un objet ou en ayant supervisé le déplacement
- La personne ou l'organisation en charge de la restauration et de la maintenance d'un objet
- La personne qui supervise la conservation d'un objet
- L'assureur et/ou l'indemnisateur d'un objet
- L'auteur d'une narration
- La personne responsable des constats d'état d'un objet
- L'évaluateur d'un objet
- Le donateur d'un objet
Un enregistrement est créé dans le module Personnes / Organisations pour chaque personne ou organisation, enregistrant ses coordonnées ainsi que des détails personnels et sur son rôle.
Comme une Personne/Organisation peut être liée à de nombreux objets et événements au sein d'une institution, il est possible qu'un seul enregistrement Personne/Organisation soit associé (rattaché) à de nombreux enregistrements dans plusieurs modules. Associer les enregistrements de cette manière permet d'économiser du temps et des efforts, car les informations sur une Personne/Organisation ne doivent être saisies qu'une seule fois dans EMu. Si des détails changent, un seul enregistrement, l'enregistrement Personnes / Organisations, doit être mis à jour.
À chaque élément du module Personnes / Organisations est assigné un Type personne / organisation :
Le champ Type personne / organisation est un champ de changement d'onglet Ajustement dynamique des onglets affichés dans un module en fonction des choix de l'utilisateur (par exemple, différents ensembles d'onglets s'affichent lorsque "Personne" ou "Organisation" sont sélectionnés dans la liste déroulante Type de personne/organisation du module Personne/Organisation). ce qui signifie que les champs s'affichant sur la page Personne varient selon le Type personne / organisation sélectionné.
Les Types personne / organisation habituels sont :
Le Type personne / organisation Personne est utilisé pour enregistrer les détails concernant une personne individuelle ayant une connexion avec votre institution ou un objet de votre collection.
Une personne à laquelle est assigné le Type personne / organisation Personne peut également être associée avec une organisation mais c'est cette personne en particulier qui a une connexion avec l'institution plutôt que son rôle ou fonction au sein de l'organisation. Dans ce cas, vous créeriez un enregistrement Type personne / organisation Personne et enregistreriez les détails concernant son organisation dans l'onglet Organisation. (Voir également Position.)
Si la relation avec l'Organisation était la relation principale, vous créeriez un enregistrement Type personne / organisation.
Les principaux onglets utilisés pour enregistrer un Type personne / organisation Personne sont :
Onglet |
Description |
---|---|
Personne |
Les nom, sexe et langue(s) de la personne. |
Organisation |
Des détails sur l'organisation à laquelle appartient la personne, y compris sa fonction au sein de l'organisation. |
Adresse |
L'adresse postale et physique de la personne (ou de son organisation). |
Rôles |
Les Rôles que la personne joue et le cas échéant, ses domaines de spécialité. |
Associations |
Les personnes, groupes, organisations associés à la personne. |
Biographie |
Les détails biographiques concernant la personne, par exemple sa date de naissance, sa période d'activité et son patrimoine. |
Synonymie |
Liens vers d'autres enregistrements Personnes / Organisations synonymes avec la personne. |
Le Type personne / organisation Position est utilisé pour enregistrer un poste spécifique au sein d'une organisation ou d'un service plutôt qu'un individu spécifique.
Par exemple, le conservateur de la Collection au sein du département des Beaux-Arts peut se voir attribuer un enregistrement Personnes / Organisations Poste. Lorsqu'une nouvelle acquisition ou un nouvel objet est enregistré, un lien peut être établi vers cet enregistrement Personnes / Organisations Poste plutôt que vers un enregistrement Personnes / Organisations Personne (qui enregistrerait les détails personnels du conservateur actuel de la collection). Cela signifie que le lien sera toujours correct même si le conservateur actuel quitte ce poste et qu'un nouveau conservateur de la collection est nommé.
Note: Il est préférable d'attribuer les prêts ou emprunts d'objets à un Poste plutôt qu'à une Personne.
Les principaux onglets utilisés pour enregistrer un Type personne / organisation Position sont :
Onglet |
Description |
---|---|
Personne |
Le nom, sexe, et langue(s) parlée(s) de la personne occupant ce poste actuellement. |
Organisation |
Des détails sur l'organisation dans laquelle le poste est occupé. |
Adresse |
Les adresses postale et physique de l'organisation. |
Synonymie |
Liens vers d'autres enregistrements Personnes / Organisations synonymes avec le poste. |
Un Type personne/organisation est utilisé pour enregistrer les détails d'une organisation plutôt que d'un individu.
Les principaux onglets utilisés pour enregistrer des détails pour un Type personne / organisation sont :
Onglet |
Description |
---|---|
Organisation |
Le nom et la structure de l'organisation. |
Adresse |
Les adresses postale et physique de l'organisation. |
Rôles |
Les rôles joués par l'organisation et ses domaines de spécialité. |
Associations |
Les personnes, groupes, organisations associés à l'organisation. |
Histoire |
Des détails historiques concernant l'organisation, y compris sa période d'activité. |
Synonymie |
Liens vers d'autres enregistrements Personnes / Organisations synonymes avec l’organisation. |
Le Type personne / organisation Collaboration est utilisé pour grouper au minimum deux personnes ou organisations travaillant ensemble dans un but commun ou sur la même tâche.
Note: Avant de pouvoir créer un enregistrement Collaboration, tous ses membres doivent d'abord avoir un enregistrement individuel dans le module Personnes / Organisations.
L'avantage issue de l'utilisation du Type personne / organisation Collaboration est évident lorsqu'un groupe de Personnes / Organisations collabore régulièrement. Il est souvent nécessaire d’associer chaque enregistrement Personnes / Organisations, de créer un seul enregistrement Personnes / Organisations Collaboration et de l’associer à cela plutôt qu’aux enregistrements Personnes / Organisations.
Par exemple, un groupe d'experts peuvent travailler ensemble pour estimer des objets ou décrire un taxon. Il est plus efficace de grouper ces personnes dans un Type personne / organisation Collaboration et de relier chaque enregistrement du Catalogue à ce seul enregistrement Collaboration de Personnes / Organisations, plutôt que de relier chaque enregistrement du Catalogue à de multiples enregistrements de Personnes / Organisations.
Le principal onglet utilisé pour enregistrer les détails du Type personne / organisation Collaboration est :
Onglet |
Description |
---|---|
Collaboration |
Noms des personnes et/ou organisations qui ont travaillé ensemble et leur rôle respectif au sein de la collaboration. |
L'avantage issue de l'utilisation du Type personne / organisation Collaboration est évident lorsqu'un groupe de Personnes / Organisations collabore régulièrement. Il est souvent nécessaire de lier des objets à ces enregistrements de Personnes / Organisations, en créant un seul enregistrement Personnes / Organisations on peut directement lier les objets à ce groupe plutôt qu'à chaque enregistrement individuel de Personnes / Organisations.
- Créer un enregistrement de Personnes / Organisations du type Personne pour chaque personne qui fera partie de la collaboration.
- Ajouter un enregistrement dans le module Personnes / Organisations et sélectionner le Type personne / organisation Collaboration.
- Associez les enregistrements Personnes / Organisations Personne pour chaque collaborateur au champ Collaborateur : (Collaboration).
Sélectionnez la ligne suivante (avec astérisque) pour joindre un autre enregistrement Personnes / Organisations.
- Si nécessaire, entrer un rôle dans le champ Rôle : (Collaboration), indiquant le rôle joué par chaque personne de la collaboration.
- Sauvegarder l'enregistrement.
La base de données Union List of Artists Names (ULAN) ou Liste Syndicale des Noms d'Artistes est une liste structurée de noms d'artistes et de biographies générée par l'Institut de Recherche Getty à Los Angeles aux États-Unis. Son site web est :
http://www.getty.edu/research/conducting_research/vocabularies/ulan/about.html
La base de données ULAN comprend actuellement plus de 100 000 artistes (créateurs, artistes des arts du spectacle et des arts décoratifs) et architectes. Le Getty Institute détient le copyright de l'ULAN et une institution doit obtenir une licence avant de pouvoir utiliser les données de l'ULAN dans EMu.
Les enregistrements ULAN peuvent être importés dans EMu par les développeurs d'Axiell à la demande d'une institution à chaque fois qu'une mise à jour est disponible.
Les principaux onglets utilisés pour enregistrer les détails d'un Type personne / organisation ULAN sont :
Onglet |
Description |
---|---|
ULAN 1 |
Inclut les nom, variante de nom, biographie et origine de l'artiste. Cet onglet est réglé en lecture seule. |
ULAN 2 |
Les relations et notes descriptives. Cet onglet est réglé en lecture seule. |
Rôles |
Les rôles que la personne / organisation joue et ses domaines de spécialité. |
Biographie |
Des détails biographiques concernant la personne, par exemple sa date de naissance, sa période d'activité et son patrimoine. |
D'autres Types de pers./org. incluent :
- Person IH (pour les Jardins Botaniques utilisant l'Index Herbariorum NYBG)
- Herbarium IH (pour les Jardins Botaniques utilisant l'Index Herbariorum NYBG)
Note: Les institutions peuvent également définir d'autres Type personne / organisation en fonction de leurs besoins.
Note: Comme chaque institution peut personnaliser EMu pour répondre à ses besoins, il existe de nombreuses versions différentes d'EMu. Même lorsque les institutions ont les mêmes modules, les onglets inclus dans chaque instance du module peuvent être différents ; et même lorsque les institutions ont des onglets portant le même nom, les champs de ces onglets peuvent être différents. C'est pourquoi cette section ne fournit qu'une description générale des modules.
Onglet |
Description |
---|---|
Personne
|
Détails personnels, dont :
|
Organisation |
Des détails sur l'organisation, y compris sa structure et d'autres noms. |
Adresse |
L'adresse de la personne et / ou de l'organisation. |
Rôles |
Les rôles que joue la personne / l'organisation et ses domaines de spécialité. |
Associations |
Les personnes, groupes, organisations associés à la personne. |
Biographie |
Contient les détails biographiques d'une personne, y compris :
|
Synonymie |
Lies liens vers d'autres enregistrements de Personnes / Organisations synonymes. |
Notes |
Voir L'onglet Notes pour information. |
Multimédia |
Voir L'onglet Multimédia pour information. |
Sécurité |
Voir L'onglet Sécurité pour information. |
Audit |
Voir L'onglet Audit pour information. |
Admin |
Voir L'onglet Admin. pour information. |
Pour créer un nouvel enregistrement de Personnes / Organisations :
- Ajouter un enregistrement dans le module Personnes / Organisations.
- Sélectionnez un Type personne/organisation dans la liste déroulante Type personne/organisation.
L'affichage de l'onglet change en fonction du Type personne/organisation sélectionné.
- Remplissez les champs du module avec toutes les données connues.
Si vous n'êtes pas sûr de la valeur à ajouter à un champ, utilisez la Liste de consultation Également appelée Liste de sélection ou Liste d'autorités, une Liste de consultation est une liste des valeurs qui ont été utilisées ou dont l'utilisation est suggérée dans un champ. Plutôt que d'entrer une valeur dans le champ, il est possible de choisir une valeur dans la liste de recherche ; la valeur sélectionnée remplira le champ. (F12
) pour afficher une liste des valeurs disponibles. - Sauvegarder l'enregistrement.